COMPLIANCE
Základní pravidla Compliance vyplývající ze zákona a Směrnice výkonného ředitele PYRAMIDA Průhonice s.r.o.
Druh normy: Compliance
Schválil: Ing. Jan Sudík
Compliance a program jeho uplatňování
Platí od: 1. 4. 2021
Rozsah platnosti: Všechny společnosti sdružené pod PYRAMIDA Průhonice s.r.o.
Rušené normy: 0
Základní pravidla Compliance vyplývající ze zákona a ze Směrnice výkonného ředitele skupiny PYRAMIDA Průhonice s.r.o. a program jeho uplatňování
COMPLIANCE PROGRAM:
- Dodržujeme zákony a jednáme eticky
- Nestrpíme korupci, uplácení ani praní špinavých peněz
- Nestrpíme žádné zakázané dohody
- Nestrpíme nezákonné zaměstnávání a práci načerno
- V případě střetu zájmů je třeba zajistit transparentnost
- Chráníme důvěrné informace
- Sociální chování ve skupině
- Zásady nulové tolerance trestné činnosti
- Oznamování nesprávného či trestného jednání
- Styk s veřejnými činiteli a volenými zástupci
- Zákaz praní špinavých peněz a financování terorismu
- Účetnictví a finanční výkaznictví
- Daně a Cla
- Spravedlivá hospodářská soutěž
Dodržujeme zákony a jednáme eticky
Porušování trestněprávních předpisů může vést k trestnímu stíhání, zákazu podnikání ve veřejné i soukromé sféře, finančním sankcím, nárokům na náhradu škody a újmě na dobré pověsti zaměstnavatele i skupiny PYRAMIDA. Jednání je eticky správné, pokud odpovídá obecným principům slušného a mravního chování. Od našich zaměstnanců očekáváme etické jednání při jejich činnosti a ve všech situacích souvisejících s výkonem práce.
Nestrpíme korupci, uplácení ani praní špinavých peněz
Korupce má celosvětově zhoubné účinky, proto se proti ní stavíme legálními prostředky a transparentními postupy a snažíme se nedopustit jednání, která by vzbuzovala byť jen dojem korupčního jednání. Korupce má mnoho podob – peněžité a věcné dary, pozvánky, sponzorské dary, poradenské smlouvy apod. Je zakázáno požadovat, přijímat, nabízet či předávat přímé či nepřímé úplatky. Naproti tomu je dovoleno účastnit se obvyklých obchodních obědů a pohoštění, jakož i přijímat a poskytovat pozornosti ve formě malých dárků, reklamních předmětů atd. Podplatitelnost zaměstnanců škodí skupině PYRAMIDA i jejím zákazníkům, zejména poškozuje její dobrou pověst. Kdo se nechá podplácet, dopouští se trestné činnosti. Podplácení znamená trest a ztrátu zaměstnání. Skupina PYRAMIDA nepřipouští praní špinavých peněz a dbá na to, aby jakékoliv podezřelé transakce řešila ve smyslu zákona jako trestné jednání.
Nestrpíme žádné zakázané dohody
Skupina PYRAMIDA se hlásí k férové hospodářské soutěži. Zákazníky chceme přesvědčit kvalitou našich služeb nabízených za ceny, které odpovídají podmínkám trhu. Odmítáme nedovolené kartelové dohody omezující hospodářskou soutěž. Za zakázané dohody hrozí vysoké postihy finanční a zákaz účasti na soukromých i veřejných zakázkách a v konečném důsledku by byl ohrožen majetek a dobrá pověst skupiny PYRAMIDA a ohrožena pracovní místa zaměstnanců.
Nestrpíme nezákonné zaměstnávání a práci načerno
Stavíme se proti každé formě nezákonného zaměstnávání a práce načerno. Dodržujeme zákonnou úpravu týkající se zaměstnávání vlastních i cizích státních příslušníků. Zaměstnanci pracují na základě odpovídajících pracovních smluv a jejich odměna odpovídá odvedené práci a zákonným předpisům. Trváme na tom, aby naši subdodavatelé dodržovali zákon a nezaměstnávali osoby bez pracovního povolení a bez povolení k pobytu.
V případě střetu zájmů je třeba zajistit transparentnost
Jednotliví zaměstnanci jednají ve prospěch skupiny, resp. svého zaměstnavatele. Soukromé zájmy se nesmí upřednostňovat. Má-li zaměstnanec osobní, rodinné, finanční či jiné vazby k obchodním partnerům nebo jeho zaměstnancům, které by mohly ovlivnit objektivitu rozhodování nebo jednání v rámci výkonu práce, musí o nich zaměstnanec informovat vedení prostřednictvím svého nejbližšího nadřízeného zaměstnance a vedení rozhodne o dalšímu postupu.
Chráníme důvěrné informace
Důvěrné informace se nesmí zneužívat. Zaměstnanci nesmí poskytovat důvěrné obchodní informace ani informace o postupech a záměrech. Zneužití důvěrných informací k vlastnímu prospěchu nebo prospěchu třetí strany může být považováno za trestnou činnost a může znamenat ztrátu zaměstnání.
Sociální chování ve skupině
Zaměstnanci jsou povinni se k sobě navzájem chovat loajálně, spravedlivě a s respektem. Jakákoliv forma diskriminace je zakázána. Nikdo nesmí být diskriminován ani zvýhodňován na základě svého původu, pohlaví, sexuální orientace, náboženství nebo světového názoru, zdravotního postižení či věku. Od všech zaměstnanců se očekává, že budou tolerantní a ohleduplným jednáním k sobě navzájem budou vytvářet produktivní atmosféru na pracovišti. Dbáme na dodržování lidských práv.
Zásady nulové tolerance trestné činnosti
Skupina odmítá jakékoliv páchání trestné činnosti ze strany Společností skupiny, jejich odpovědných osob a zaměstnanců. Aktivně usilujeme o odhalování trestné činnosti, jež byla páchána v souvislosti s činností skupiny. V zájmu dosažení tohoto cíle zaměstnanci vytváří prostředí, v němž je podporováno aktivní upozorňování ze strany stávajících i bývalých zaměstnanců Společnosti a rovněž dalších třetích osob na praktiky, k nimž dochází v souvislosti s činností, a které by mohly být hodnoceny jako trestný čin. Zaměstnanci jsou povinni plně spolupracovat v rámci veškeré interní kontrolní činnosti, a to zejména při interním vyšetřování, interním či externím auditu a jiných formách vyšetřování týkající se páchání trestné činnosti či jiného porušování právních předpisů. Zaměstnanci jsou povinni odmítnout jednání či činnost, kterou by mohli spáchat trestný čin, dopustit se porušení právních předpisů či vnitřních norem Společnosti. V trestním řízení jsou zaměstnanci povinni poskytovat příslušným orgánům náležitou součinnost, nesmějí zadržovat, pozměňovat nebo zamlčovat relevantní informace a v maximální míře zachovávat důvěrnost vyšetřování.
Oznamování nesprávného či trestného jednání
Setká-li se zaměstnanec s porušením pravidel a/nebo právních předpisů, očekává se, že bude informovat svého zaměstnavatele na telefonním čísle +420 267187220, mailové adrese compliance@pyramidapruhonice.cz Informacemi se bude zabývat odpovědná osoba, tzv. Compliance Officer ve spolupráci s osobami, které jsou k tomu pověřeny. Zaměstnanec, jenž s čestným úmyslem oznámí (byť domnělé) porušení pravidel, se nemusí obávat postihů za své oznámení. Postihování oznamovatelů je zakázáno. Pokud oznámí zaměstnanec, jenž se na porušení pravidel podílel a/nebo se jich sám dopustil, bude takové oznámení považováno za polehčující okolnost. Oznámení může být anonymní, zaměstnavatel je povinen se zabývat každým oznámením. Telefonní linka a e-mailová adresa nemohou být používány pro řešení běžných pracovněprávních záležitostí.
Styk s veřejnými činiteli a volenými zástupci
Kontext: Ve styku s veřejnými činiteli a volenými zástupci, vládami, státními orgány a ostatními veřejnými institucemi často platí zvláštní právní podmínky, přičemž už jednotlivá jejich porušení mohou mít závažné následky a mohou koncern Volkswagen trvale vyloučit z účasti na veřejných soutěžích.
Naše zásada: Naše kontakty s veřejnými činiteli a volenými zástupci se přísně řídí právem a zákonem a příslušnými interními normami pro zamezení střetu zájmů a korupce. Neposkytujeme ani „facilitation payments“, tedy platby veřejným činitelům, abychom urychlili rutinní úřední úkony.
Můj příspěvek: Jsem si vědom, že ve styku s veřejnými objednateli platí obzvlášť přísná pravidla, a informuji se o nich. Kontaktním partnerem je útvar vnějších vztahů.
Příklad :Víte, že jistý státní orgán plánuje vypsat veřejnou soutěž na velkou zakázku. Uvažujete, že požádáte pracovníka státního orgánu, kterého už znáte díky dřívějšímu projektu, aby veřejnou soutěž koncipoval tak, aby ji vyhrál koncern Volkswagen. Bezpodmínečně upusťte od svého záměru. Takovéto ovlivňování by bylo ilegální.
Zákaz praní špinavých peněz a financování terorismu
Kontext: Téměř ve všech státech světa existují zákony proti praní špinavých peněz a financování terorismu. O praní špinavých peněz jde, když peníze či jiné majetkové předměty pocházející přímo či nepřímo z trestné činnosti jsou uváděny do legálního hospodářského oběhu, aby se tak zastřel jejich původ. O financování terorismu se jedná, jsou-li peníze či ostatní prostředky poskytovány na teroristickou trestnou činnost nebo na podporu teroristických sdružení. Odpovědnost za praní špinavých peněz nepředpokládá povědomí zúčastněných o tom, že příslušným právním jednáním či příslušným finančním převodem se perou špinavé peníze. Už nezamýšlené spolupodílení se na praní špinavých peněz může mít pro všechny zúčastněné za následek citelné tresty.
Naše zásada: Pečlivě prověřujeme identitu zákazníků, obchodních partnerů a dalších externích subjektů, se kterými chceme uzavírat obchody. Naším deklarovaným cílem je udržovat obchodní vztahy pouze se seriózními obchodními partnery, jejichž podnikatelská činnost je v souladu se zákonnými předpisy a jejichž provozní prostředky jsou legitimního původu. Došlé platby bez zbytečného odkladu přiřazujeme odpovídajícím plněním a zaúčtováváme je. Zajišťujeme transparentní a otevřené platební toky.
Můj příspěvek: Nečiním žádná opatření, která mohou porušovat domácí či zahraniční předpisy proti praní špinavých peněz. Jsem pozorný a důkladně prověřuji podezřelé jednání zákazníků, obchodních partnerů a dalších třetích osob. Existují-li indicie, které mohou odůvodnit takovéto podezření, obrátím se okamžitě na osobu pověřenou bojem proti praní špinavých peněz nebo na kontaktního partnera uvedeného v kapitole . V případě transakcí a smluv dodržuji ve své kompetenční oblasti veškeré použitelné předpisy pro evidenci a účetnictví.
Účetnictví a finanční výkaznictví
Kontext: Pouze na základě řádného účetnictví a správného finančního výkaznictví může koncern Volkswagen získat na veřejnosti a u svých akcionářů a smluvních partnerů důvěru a udržet si ji. Dojde-li k nesrovnalostem, bude to možná mít závažné důsledky pro podnik a také pro odpovědné osoby.
Naše zásada: Striktně dodržujeme rámcové zákonné podmínky pro řádné účetnictví a finanční výkaznictví. Transparentnost a správnost jsou pro nás nejvyšší prioritou. V tomto smyslu pravidelně informujeme všechny účastníky kapitálového trhu o aktuální finanční situaci a o vývoji emitenta. Včas zveřejňujeme periodické závěrky, které jsou vyhotovovány v souladu s národními a mezinárodními účetními předpisy.
Můj příspěvek: Organizuji procesy tak, aby veškeré finanční údaje podniku mohly být včas a správně evidovány v účetnictví. V případě otázek týkajících se správné evidence dat se obracím na svého nadřízeného nebo na příslušný finanční útvar.
Příklad: Naléhavě potřebujete nový pracovní prostředek. Rozpočet vašeho útvaru na běžný finanční rok je už ale vyčerpán. Uvažujete o tom, že zařízení přesto pořídíte a náklady zaúčtujete v příštím finančním roce, až budete zase mít k dispozici rozpočtové prostředky. Od tohoto postupu prosím upusťte. Účtování musí vždy probíhat podle původu nákladů. Nepatřičné zaúčtování může mít závažné důsledky pro podnik a pro jednotlivého zaměstnance.
Daně a cla
Kontext: Z důvodu našich celosvětových aktivit a při získávání nových trhů musejí být dodržována nejrůznější pravidla mezinárodního ekonomického, daňového a celního práva. Respektování daňověprávních a celněprávních předpisů vytváří důvěru u zákazníků, finančních orgánů a veřejnosti. Dojde-li k nesrovnalostem, může to koncernu Volkswagen způsobit značnou finanční újmu a závažné poškození dobrého jména a také odpovědný zaměstnanec musí počítat s negativními důsledky.
Naše zásada: Jsme si vědomi své společenské odpovědnosti při plnění daňových a celních povinností a výslovně se hlásíme k dodržování národních a mezinárodních právních předpisů.
Můj příspěvek: Koncipuji interní struktury a procesy tak, aby daně a cla, která mají hradit jednotlivé koncernové společnosti, byly stanoveny, zaevidovány ve výkaznictví a příslušným finančním orgánům uhrazeny v úplnosti, správně a včas. Zjistím-li ve svém pracovním prostředí indicie o porušování daňových a celních předpisů, učiním vše, co bude v mých silách, abych tomuto porušování zabránil nebo je znemožnil. Pokud by to nebylo možné, obrátím se na příslušného kontaktního partnera v útvaru daní a cel.
Příklad: Odpovídáte za evidenci určitých transakcí v rámci závěrek podle obchodního práva, jako jsou režijní náklady (výdaje na údržbu) a výrobní náklady. Jeden z projektů v časném okamžiku překročí určité indikátory stanovené controllingem. Obdržíte z tohoto důvodu pokyn k zaúčtování výdajů na údržbu, ačkoli se nepochybně jedná o investici, a tím i o výrobní náklady, které musejí být aktivovány. Zaúčtování rozhodně proveďte podle zákonných požadavků. Veškeré transakce musejí být v účetnictví evidovány v souladu s předpisy obchodního a daňového práva, protože účetnictví představuje základ pro daňové přiznání. Chyby v účetnictví tak mohou vést k chybným daňovým přiznáním a závažným daňověprávním a celněprávním důsledkům pro podnik a pro odpovědné pracovníky.
Spravedlivá hospodářská soutěž
Kontext: Spravedlivá hospodářská soutěž je chráněna platnými zákony na ochranu hospodářské soutěže a antimonopolními zákony. Dodržování těchto zákonů zaručuje, že na trhu nedojde ke zkreslení hospodářské soutěže – pro blaho všech účastníků trhu. Zakázány jsou zejména dohody a jednání ve vzájemné shodě mezi soutěžiteli, jejichž cílem nebo důsledkem je zamezení hospodářské soutěže nebo její omezení. Nepřípustné je rovněž zneužití dominantního postavení. Takovéto zneužití může být dáno například při rozdílném přístupu k zákazníkům bez objektivního odůvodnění (diskriminace), při odmítání dodávek, při prosazování nepřiměřených nákupních či prodejních cen a podmínek nebo při vázaných obchodech bez objektivního odůvodnění požadovaného dodatečného plnění. Protisoutěžní jednání může nejen značně poškodit dobrou pověst koncernu Volkswagen, ale může mít za následek i citelné pokuty a tresty.
Naše zásada: Obchodujeme výlučně podle principu výkonnosti a na základě tržního hospodářství a svobodné a nenarušené hospodářské soutěže. Rádi se poměřujeme se svými konkurenty a dodržujeme přitom právo, zákon a etické zásady. S konkurenty, dodavateli či zákazníky neuzavíráme protisoutěžní dohody. Pokud náš podnik má dominantní postavení na trhu, nezneužíváme je. Ve styku se svými autorizovanými distribučními partnery dodržujeme specifické rámcové podmínky antimonopolního práva pro distribuční systémy.
Můj příspěvek: Při jakémkoli kontaktu s konkurenty dbám na to, aby nebyly přijaty nebo poskytnuty informace, které dovolují činit závěry o současném či budoucím obchodním chování poskytovatele informace. Při rozhovorech nebo při jiném kontaktu s konkurenty se vyhýbám tématům relevantním pro vzájemnou soutěž. Patří k nim mimo jiné ceny, utváření cen, obchodní plánování, stav vývoje nebo dodací lhůty.
Příklad: Na autosalonu se bavíte s konkurentovým zaměstnancem. Zakrátko si povšimnete, že váš partner v rozhovoru se z vás pokouší vylákat informace o dalším obchodním plánování koncernu Volkswagen. Na oplátku vám váš partner nabídne předání obdobných informací i ze svého podniku. Dejte partnerovi v rozhovoru okamžitě a jednoznačně najevo, že s ním o těchto tématech hovořit nebudete. Takovýto rozhovor by – vedle nedovoleného vyzrazování obchodních tajemství – představoval porušení platných antimonopolních zákonů a zákonů upravujících hospodářskou soutěž a mohl by mít drastické důsledky pro vás osobně a pro náš koncern, jakož i pro vašeho partnera v rozhovoru a jeho podnik. Zdokumentujte tento rozhovor a informujte bez zbytečného odkladu příslušného pracovníka útvaru compliance.
Kompletní Směrnice uplatňování Compliance je dostupná všem zaměstnancům na jejich pracovišti. Tato příloha vydaná k Vnitřnímu předpisu Compliance nabývá účinnosti 1. 6. 2021
Ing. Jan Sudík
Výkonný ředitel skupiny PYRAMIDA
